Wat is een privacyverklaring?

Mare Tours beschermt uw privacy. Privacybescherming betekent niet alleen dat uw gegevens goed worden beveiligd maar ook dat u duidelijk inzicht heeft in wat Mare Tours met uw gegevens doet.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe dat zit op basis van een aantal vragen die worden beantwoord:

  1. Van wie is deze privacyverklaring?
  2. Welke persoonsgegevens van mij worden verwerkt en waarvoor worden deze gebruikt?
  3. Worden mijn gegevens gedeeld met andere partijen en zo ja met welke?
  4. Welke maatregelen heeft Mare Tours getroffen om mijn gegevens te beschermen en hoe lang bewaart Mare Tours mijn gegevens?
  5. Wat zijn mijn rechten? Wat kan ik opvragen, terugdraaien, wijzigen of laten verwijderen?
  6. Bij wie kan ik terecht met vragen over privacy?
  7. Bij wie kan ik terecht met klachten over hoe Mare Tours met mijn privacy omgaat?
  8. Let op, deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd

1. Van wie is deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van:

Mare Tours NV
Gevestigd aan de Diestsesteenweg 141, 3202 te Rillaar in België.

Mare Tours is verantwoordelijk voor het rechtmatig verwerken van uw persoonsgegevens. Mare Tours heeft hiertoe een aantal technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd, waarvan deze privacyverklaring er één is. In punt  6 van deze privacyverklaring wordt verder uitgelegd welke maatregelen Mare Tours heeft getroffen om uw gegevens en uw privacy te beschermen.

2. Welke persoonsgegevens van mij worden verwerkt en waarvoor worden deze gebruikt?

Allereerst, wat betekent verwerken? De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en verstrekken aan derde partijen. Mare Tours verwerkt onderstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Identificatie & communicatie – Mare Tours verwerkt identificerende gegevens. Dit zijn persoonsgegevens die worden gebruikt om uw identiteit te kunnen vaststellen, zoals bijvoorbeeld uw volledige naam, emailadres, telefoonnummer, geboortedatum, woonplaats. Naast het vaststellen van uw identiteit worden deze gegevens ook gebruikt om contact met   u te kunnen onderhouden.
(Indien u minderjarig bent of onder curatele staat worden ook de gegevens van ouders/voogden of curator verwerkt.)

Boeken van een passende reis – Om de reis optimaal te kunnen afstemmen op uw behoeften is het noodzakelijk dat Mare Tours gegevens van u verwerkt. Daarbij worden ook formeel noodzakelijke gegevens verwerkt . De onderstaande persoonsgegevens worden in dit kader verwerkt:

  • Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail;
  • Geboortedatum;
  • Betalingsgegevens;
  • Bedrijfsnaam en polisnummer van uw reisverzekering;
  • Algemene gegevens over de geboekte reis zoals bestemming, vluchtnummer, hotel, aankomst- en vertrekdatum
  • Specifieke gegevens of wensen zoals VIP regelingen of dieet maar ook, en enkel met uw toestemming of als dat noodzakelijk is voor een goed verloop van de reis, gegevens over uw gezondheid;

Deze gegevens worden alleen verwerkt indien dit noodzakelijk is voor de boeking van uw reis.

Aanvraag VISA, ESTA of APIS – MareTours helpt u bij het verkrijgen uw visum indien u dit wenst. Daarbij worden de noodzakelijke gegevens online samen met u ingevuld. MareTours bewaart deze gegevens zelf niet.

Klachtenafhandeling – Uw klachten worden serieus genomen. Indien u een klacht indient kan naast uw naam ook gebruik worden gemaakt van uw adres, telefoonnummer, email adres, en wordt natuurlijk ook de klacht zelf vastgelegd. Indien uw klacht een reis betreft wordt de informatie van de reis ook meegenomen in de verwerking van de klacht.

Tevredenheidsonderzoek – Mare Tours voert regelmatig een klanttevredenheidsonderzoek uit. De gegevens die hierbij worden verzameld worden enkel gebruikt om onze kwaliteit te verbeteren. U bepaalt natuurlijk zelf of u wel of niet aan een dergelijk onderzoek wilt deelnemen.

Nieuwsbrieven – Bent u nog geen klant dan verwerken wij uw gegevens voor zover u ons toestemming heeft gegeven voor het gebruik c.q. versturing van de nieuwsbrief. Bent u reeds klant dan versturen wij de nieuwsbrief op grond van het gerechtvaardigd commerciële belang van de onderneming.
U kunt zich natuurlijk ten alle tijde afmelden voor nieuwsbrieven. Dit kan door te klikken op de “schrijf je uit” link onder aan iedere nieuwsbrief / email. U kunt zich ook schriftelijk of telefonisch afmelden via de volgende kanalen:

  • Schriftelijk:  Mare Tours, Diestsesteenweg 141, 3202 Rillaar, België
  • Email: privacy@maretours.be
  • Telefonisch: +32 (0)16 50 22 22

 

3. Worden mijn gegevens gedeeld met andere partijen en zo ja met welke?

Delen met ketenpartners – In voorkomende gevallen worden uw gegevens gedeeld met andere reisdienstverleners zoals bijvoorbeeld luchtvaartmaatschappijen, touroperators, hotels of andere organisaties die betrokken zijn bij het verzorgen van uw reis. Mare Tours deelt enkel met deze organisaties indien dit is noodzakelijk om de (reis)overeenkomst, of de voorbereiding van deze overeenkomst, uit te kunnen voeren.

Doorgifte aan derde landen – Indien u een reis boekt bij Mare Tours is het in veel gevallen noodzakelijk dat wij uw gegevens delen met reisdienstverleners buiten de EU. Dit is noodzakelijk om de (reis)overeenkomst, of de   voorbereiding van deze overeenkomst, uit te kunnen voeren. De reisdienstverleners zijn zelf verantwoordelijk voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens en zijn gebonden aan de regels omtrent privacy die gelden in dat land.

Externe verwerkers – Bij de verwerking van gegevens wordt gebruik gemaakt van externe verwerkers zoals het boekingssysteem, het boekhoudsysteem, het e-mailsysteem, de boekhouding en voor de betaling en incasso. Deze externe verwerkers werken onder de verantwoordelijkheid van Mare Tours.

Wettelijke verplichting – Mare Tours deelt uw persoonsgegevens met overheidsinstanties als de wet- en regelgeving hiertoe verplicht.

Geen verkoop aan derden – Mare Tours verkoopt uw gegevens nooit aan derden!

 

4. Welke maatregelen heeft Mare Tours getroffen om mijn gegevens te beschermen en hoe lang bewaart Mare Tours mijn gegevens?

Om de beschikbaarheid, de integriteit en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen heeft Mare Tours een aantal technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd:

Technische maatregelen – Alle middelen en systemen die binnen Mare Tours worden ingezet bij het verwerken van uw persoonsgegevens zijn zo ingericht dat uw privacy optimaal wordt gewaarborgd. De beveiliging van uw gegevens begint al op het moment dat u deze met ons deelt via de website. Deze is beveiligd volgens de geldende norm “https”. De “s” staat voor secure (Engelse benaming voor veilig). Https wordt ook gebruikt door banken in verband met bijvoorbeeld telebankieren.

Organisatorische maatregelen – De medewerkers die binnen Mare Tours persoonsgegevens verwerken worden regelmatig getraind op gebied van privacybescherming en gaan zorgvuldig met uw gegevens om volgens vastgelegde processen.

Wij vragen uw begrip – Om uw privacy te kunnen beschermen is het noodzakelijk dat wij controleren of we met de juiste persoon te maken hebben. Indien u contact met ons opneemt controleren wij uw identiteit. Dit gebeurt op verschillende manieren. Onderdeel van dit controleproces kan zijn dat wij u een aantal vragen stellen.

Bewaartermijn – Mare Tours bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het uitvoeren van de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld waarna uw gegevens, voor zover hier geen langere wettelijke bewaartermijn voor geldt,    uit de systemen van Mare Tours verwijderd.

Datalekken – Indien er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van uw gegevens dan melden wij dat altijd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Indien het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor u zou kunnen hebben nemen we ook direct met u contact op.

Help ons mee – Ondanks alle maatregelen die Mare Tours heeft genomen om uw gegevens en uw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een Datalek ontstaat. Mocht u het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als u ons dit laat weten.

 

5. Wat zijn mijn rechten? Wat kan ik opvragen, terugdraaien, wijzigen of laten verwijderen?

Recht op inzage: U heeft het recht om op te vragen welke gegevens Mare Tours van u heeft opgeslagen. U dient uw aanvraag schriftelijk te doen of via email:

  • Schriftelijk: Mare Tours, Diestsesteenweg 141, 3202 Rillaar, België
  • Email: privacy@maretours.be

Mare Tours stuurt de gevraagde informatie zo spoedig mogelijk naar u toe. Hierbij wordt altijd een uiterlijke termijn gehanteerd van 4 weken. Mare Tours brengt hiervoor geen kosten in rekening.

Recht op wijziging: Naar aanleiding van de stukken die Mare Tours u toestuurt kunt u aangeven dat bepaalde gegevens dienen te worden gewijzigd.

Recht op verwijderen: Ook kunt u aangeven dat Mare Tours uw gegevens dient te verwijderen. Daarbij moet u er rekening mee houden dat niet altijd alle gegevens kunnen worden verwijderd. Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht.

Recht klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit: In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevens- beschermingsautoriteit.

Heeft u ondersteuning nodig bij het uitvoeren van één van de bovenstaande processen? Neem dan contact op met de Mare Tours via telefoonnummer nummer +32 (0)16 50 22 22. Onze privacy professionals staan u altijd graag te woord.

 

6. Bij wie kan ik terecht met vragen over privacy?

  • Schriftelijk: Mare Tours, Diestsesteenweg 141, 3202 Rillaar, België
  • Email: privacy@maretours.be
  • Telefonisch:  +32 (0)16 50 22 22
    (Dit nummer is te bereiken op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur)

 

7. Bij wie kan ik terecht met klachten over hoe Mare Tours met mijn privacy omgaat?

Heeft u klachten over hoe Mare Tours met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u zich richten aan de Functionaris voor de Gegevensbescherming van Mare Tours: Jos van Alphen – Privacy8

Is uw klacht niet naar tevredenheid afgehandeld? Dan kunt u uw klacht daarna voorleggen aan de Gegevens- beschermingsautoriteit.

 

8. Wijziging van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van kracht per 22 mei 2018. Het kan zijn dat Mare Tours deze privacyverklaring van tijd tot tijd dient te wijzigen. Alles is immers aan verandering onderhevig, niet alleen de wetgeving maar ook Mare Tours als organisatie.

Mare Tours raadt u dan ook aan deze privacyverklaring regelmatig te lezen. Substantiële wijzigingen in de privacyverklaring worden medegedeeld in dit deel van de privacyverklaring. De gewijzigde privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht zijn nadat deze voor het eerst op de Mare Tours website is geplaatst.